تفویض اختیار در سازمان چطور انجام می‌شود؟

تفویض اختیار کجاها موثر است ؟وقتی در یک موقعیت مدیریتی هستید، تفویض اختیار مهم ممکن است خطرناک به نظر برسد، اما در واقع راهی قدرتمند برای شکوفا کردن استعدادهای کارکنان ارزشمندتان، باز کردن درهای جدیدی به روی کارایی و بهبود عملکرد شغلی شماست.

من دکتر سامان خردمند مهر در این مقاله، مزایای تفویض اختیار و نحوه استفاده از این روش برای مدیریت صحیح حجم کاری خود را بررسی خواهم کرد.

مطالعه کنید: کسب و کار کوچینگ را چطور از ابتدا شروع کنیم؟

مزایای مهم تفویض اختیار چیست؟

اگر بتوانید نحوه تفویض اختیار موفقیت آمیز وظایف و مسئولیت ها را بیاموزید، می توانید از فهرست بلندبالایی از مزایایی بهره مند شوید که تأثیر دومینویی بر سطوح مختلف شرکت خواهد داشت.

برای اینکه به شما ایده بدهیم که تفویض اختیار چقدر می‌تواند مفید باشد، در ادامه مزایای مهم تفویض اختیار را باهم بررسی می کنیم.

تفویض اختیار باعث رُشد حرفه‌ای می‌شود

تفویض اختیار زمانی بیشترین سود را دارد که هدف اصلی بهبود منافع بیشتر شرکت باشد. با این حال، نمی توان انکار کرد که این تکنیک مدیریتی فرصت های زیادی را برای منفعت و رشد شخصی، برای شما و کارمندانتان فراهم می کند.

برای رهبران، واگذاری وظایف به دیگران فضای زیادی را در برنامه کاری شما خالی می کند که می توان از آن برای تمرکز بر مسئولیت ها و وظایفی استفاده کرد که فقط شما می توانید انجام دهید.

بهینه سازی استعدادها

تفویض مسئولیت زمان را برای یادگیری، رشد و بهبود عملکرد شغلی خود آزاد می کند. اگر در نهایت بیشتر کار خود را به دیگران واگذار کردید، از فرصت استفاده کنید و از مافوق خود بخواهید که برخی از وظایف خود را به شما محول کنند. آنها قطعاً به رویکرد پیشگیرانه شما توجه خواهند کرد و از کمک شما سپاسگزار خواهند بود.

مطالعه کنید: مدیریت فروش: اولویت بندی افراد چگونه می تواند محصول را بفروشد

تفویض اختیار باعث بهبود کارایی می‌شود

تقویت مهارت های کارکنان و بهبود عملکرد آنها راهی عالی برای بهبود کارایی محل کار و دستیابی به اهداف تیمی است. با واگذاری مسئولیت‌ها، فرصت‌هایی را برای پیشرفت و رشد به دیگران ارائه می‌دهید و همچنین به افزایش سطح اعتماد به نفس آنها در توانایی‌هایشان کمک می‌کنید.

فرصت های بالقوه پیشرفت ایجاد می کنید

هر رهبر بزرگی به دنبال نشانه هایی از پتانسیل و آمادگی برای پیشرفت در اعضای تیم خود است. با توجه به بهبود مهارت‌ها، عملکرد و کارایی کارمندان خود از طریق تفویض اختیار استراتژیک، می‌توانید مدیران مافوق خود را با ابتکار عمل و ویژگی‌های رهبری نشان‌داده‌شده خود تحت تأثیر قرار دهید.

چه زمانی برای تفویض اختیار مناسب است؟

کلید تفویض اختیار موفقیت آمیز دانستن زمان انجام آن است. برای رسیدن به بالاترین نتیجه ار تفویق مسئولیت‌ها می‌توانید به موارد زیر توجه کنید. و به یاد داشته باشید، تا زمانی که در موقعیتی برای تفویض اختیار هستید، نکات زیر اعمال خواهند شد.

شما اختیار لازم را دارید

حتی اگر منظور شما خوب باشد، احتمالاً همتایان شما در محل کار به خوبی به یک همکار رئیس پاسخ نمی دهند. قبل از شروع به واگذاری تکالیف خود، مطمئن شوید که اختیار انجام این کار را دارید. اگر کارمندان زیردست شما کار نمی کنند، پیش نویس استراتژی تفویض مسئولیت را در نظر بگیرید که به نفع بخش آنها باشد و آن را توسط مافوق خود برای تأیید اجرا کنید.

شما بیش از حد کار می‌کنید

شما هم اگر از آن دسته افرادی هستید که ترجیح می دهید همه کارها را خودتان انجام دهید، وقت آن رسیده است که در روند فعالیت‌های خود بازنگری کنید. فهرستی از کارهای اصلی تهیه کنید و تصمیم بگیرید که کدام وظایف را می توان تفویض کرد. این فهرست می تواند از برنامه‌های شخصی گرفته تا کارهای تکراری کوچکی که انباشته شده است که زمان زیادی را از شما می گیرد.

ممکن است در ابتدا سپردن برخی مسئولیت‌ها به دست شخص دیگری ترسناک باشد، اما انجام این کار باعث آرامش شما می‌شود، استرس و احساس غرق شدن را کاهش می‌دهد و زمانتان را آزاد می‌کند تا زمان و تلاش بیشتری برای اختصاص دادن به کارها داشته باشید.

مطالعه کنید: فرآیند منتورینگ چیست؟ {4 مرحله کلیدی فرآیند منتورینگ }

نیروهای شما برای قبول مسئولیت بیشتر آماده باشند

اگر واقعاً می خواهید موفق شوید، بسیار مهم است که کارکنان شما آماده باشند تا قبل از شروع به واگذاری وظایف اضافی، مسئولیت های بیشتری را بر عهده بگیرند. شما باید مطمئن شوید که نه تنها آنها صلاحیت تکمیل تکالیف محول شده را دارند، بلکه در برنامه های فعلی خود نیز زمان کافی برای انجام کار دارند. اگر کارمندان مهارت های لازم را نداشته باشند یا توسط تکلیف(ها) غرق شوند، تفویض اختیار بدون فکر به راحتی می تواند باعث هرج و مرج شود.

نحوه تفویض اختیار چطور است؟

تفویض اختیار باید مدبرانه و استراتژیک باشد تا به نفع کسب و کار باشد. از این نکات استفاده کنید تا مطمئن شوید که به درستی تفویض اختیار می کنید.

همیشه به آمادگی تیم خود توجه کنید

با آموزش و رهبری، می توانید تیم خود را برای پذیرش مسئولیت‌ های جدید آماده کنید. آنها را با آموزش لازم همیشه در بالاترین سطح دانشی نگه‌دارید تا بتوانند خلق ارزش برای شما و مخاطبین کسب وکارتان داشته باشند.

شفاف ارتباط برقرار کنید

کلید موفقیت یک سازمان ارتباط شفاف و موثر است. قبل از شروع به واگذاری وظایف، انتظارات خود را به وضوح توضیح دهید و اهداف و نتایج هر تکلیف را مشخص کنید.

به دیگران تفویض اختیار را آموزش دهید

برای تأثیر آبشاری، وقت بگذارید و به دیگران آموزش دهید که چگونه وظایف را با موفقیت به زیردستانشان محول کنند. از آنها بخواهید که استراتژی‌های تفویض اختیار را با هدف بهبود عملیات روزانه قبل از اینکه برنامه های خود را انجام دهند، پیاده سازی کنند.

همیشه در دسترس باشد

همانطور که قبلاً اشاره کردیم، تفویض می‌تواند به راحتی باعث هرج و مرج در محل کار شود، اگر بد انجام شود. هنگامی که برای اولین بار شروع به توزیع وظایف و تکالیف جدید برای کارمندان خود می کنید. آمادگی لازم را داشته باشید تا به سوالات آنها پاسخ دهید و بر یک یا دو دور اول کار نظارت کنید تا مطمئن شوید که کارها به خوبی پیش می رود.

مطالعه کنید: تصمیم‌گیری چطور باعث قاطع بودن در محیط کار می‌شود؟

تفویض اختیار بر اساس نقاط قوت انجام شود

همانطور که استراتژی تفویض اختیار خود را تهیه می کنید، نقاط قوت و ضعف متفاوت اعضای تیم خود را در نظر بگیرید. برای دستیابی موفقیت آمیز به اهداف و بهبود عملکرد، وظایفی را تعیین کنید که برای هر فرد و مجموعه مهارت های خاص او مناسب است.

با واگذاری مسئولیت ها، محیط کار را بهبود بخشید

با یادگیری نحوه تفویض موثر مسئولیت‌ها، می‌توانید محل کار خود را به روش‌های بی‌شماری بهبود بخشید. که همگی برای شرکت و توسعه کارکنان آن مفید است.